1  范围

本标准规定了会议的分类和通用术语。

本标准适用于会议管理、研究和实务活动。

2  分类

2.1  会议存在于政治、经济、文化、体育、教育、宗教、军事等各个行业，可从不同的角度、采用不同的标准划分不同的类型。

2.2  按照主办单位的不同，可以划分为企业会议、社团会议、政府会议、事业单位会议等四类。

2.3  按照规模的不同，可以划分为小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议等四类。

2.4  按照举办周期的不同，可以划分为定期会议及不定期会议。

2.5  不同划分依据下的会议分类指标见表1。

                                  表 1

3  术语

3.1  基础术语

3.1.1

会议  meeting；conference；convention；congress

在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

3.1.2

国际会议  international meeting；international conference；international convention

由来自3个或3个以上的国家或地区（含港澳台）的代表参加的会议，或境外参会代表占全部参会人数40%（含）以上的会议。

3.2  会议相关组织

3.2.1

主办单位  organizer

主办方

主办机构

独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

3.2.2

承办单位  host

承办方

承办机构

具有一定资质，接受主办单位的委托，具体负责所有或部分会务事宜，能够独立承担民事责任的组织。

注：承办单位通常由主办单位指定、委托，有时也通过竞标程序获得承办权。

3.2.3

协办单位  co-host；co-organizer

协办机构

协助主办单位或承办单位，提供必要保障和支持的组织。

3.2.4

支持单位  supporting organization

支持机构

向会议或其相关活动提供有效资源的组织。

3.2.5

赞助单位  sponsor

赞助商

赞助机构

为获得宣传效果、扩大影响力，为会议提供资金、物资、服务、技术、人员以及其他形式支持的组织。

3.2.6

组织委员会  organizing committee

组委会

筹办、组织会议的最高领导机构。

注1：组委会职能通常包括：全面负责会议的策划、筹办、实施；研究决定会议组织工作中的重要事项；安排部署各阶段工作；监督考核各项工作的进度和质量；设立组委会内部工作部门并对人事进行任免和财务管理等。

注2：组委会中通常包含国际组织委员会与国家（地方）组织委员会。

3.2.7

国际组织委员会  international organizing committee

组委会中协调、决定并监督国际会议中重要事项的领导机构。

3.2.8

国家（地方）组织委员会  local host committee(LHC)；local organizing committee

组委会中负责在一国境内（或举办地城市）会务事宜的领导机构。

注：通常由本地发起单位的主管人员、政府官员、航空公司、酒店、地面服务商代表或推举的专业人士组成，协调联系公安、机场、海关、工商、消防等部门，统筹在该国（或该地区）的会务组织工作。

3.2.9

学术委员会  scientific committee；technical committee；program committee

学术会议中专门设立的负责学术议程、学术评审的机构。

注：通常职责包括：研究制定会议的学术主题和议题等学术内容，推荐大会报告人并审议其报告内容，征集、评审会议论文，评议学术水平和成就，审定学术交流和考察内容等。

3.2.10

顾问委员会  advisory committee

组委会设立的咨询机构，一般由知名人士组成，多为名誉性质的机构。

注：有时也称为名誉委员会。

3.2.11

专业会议组织者  professional congress/conference organizer(PCO)

专业会议服务公司

为客户组织和管理会议项目，提供全面且专业的会议服务而获取收入的企业。

注：其提供的服务通常包括会议策划、注册、会址选择和预定、物流、灯光音响和IT方案、推广、邀请演讲人、招募赞助商、社交活动和预算控制等，有时也作为会议主办者的顾问为其提供会议咨询服务。

3.2.12

目的地管理公司  destination management company(DMC)

为会议主办者或其委托的专业会议组织者在会议举办地提供专业接待服务的企业。

注：通常拥有良好的本地资源和会议服务经验，负责实施安排餐饮交通、社交活动、酒店预订等部分会议活动。

3.3  会议相关人员

3.3.1

参会代表  delegate

正式代表

按照主办单位的要求，完成全部注册程序并取得正式参会资格的人员。

3.3.2

特邀代表  invited delegate

主办单位或组委会特别邀请的参会人员。

注：特邀代表一般不具有正式代表相同的权利和待遇，如选举权、表决权等可能会受到某种程度的限制。

3.3.3

境内参会代表  domestic delegate

注册且有效的通信地址或身份证明在境内的参会代表。

3.3.4

境外参会代表  overseas delegate

注册且有效的通信地址或身份证明在境外的参会代表。

3.3.5

随行人员  accompanying person；accompany guest

陪同人员

陪同参会代表一起参会但通常不享有与参会代表完全同等权利和待遇的人员，一般包括参会代表的助手、翻译、配偶和子女。

3.3.6

主持人  moderator；chair；chairperson

受会议主办单位或承办单位委托，引导会议程序和发言顺序的人。

注：主持人有时会在演讲人就某一议题演讲结束后进行评论，故也称其为评论人。

3.3.7

主题发言人  keynote speaker

主旨演讲人

主题演讲人

就会议的某一主题进行领衔式发言报告的重要演讲人。

3.3.8

官方摄影师 official photographer

主办单位或承办单位指定的具有资格进入所有会场进行拍摄活动的摄影师。

3.4  会议文件

3.4.1

会议议程  program；agenda

载有会议时间、地点、议题、演讲人、社交活动等会议安排的程序表。

3.4.2

会议资料包  meeting kit

包含会议手册、演讲人名录、参会者名录、论文集或摘要、赞助商资料、当地旅游信息等多种会议资料的文件包。

注：有时会议资料包内也包含给参会代表发放的礼品。

3.4.3

会议手册  conference handbook；conference guide

会议开始前编制，并在注册时向参会人员和媒体记者发放的，包含会议议程、演讲人简介、会场平面图、社交活动介绍等详细会议信息的印刷品。

3.4.4

会议通知  announcement

将会议的各种相关信息以广告页、宣传册、通讯报道、电子邮件或网页等形式公开发布，以吸引潜在会议参加者参加会议的一种会议宣传形式。

3.4.5

征文通知  call for papers(CFP)

学术会议召开前，主办单位要求参会者提交论文或论文摘要而公开发布的，载有论文撰写要求、截止日期等信息的文件。

3.4.6

会议论文集  conference proceedings

对特邀报告人的论文或其他高质量的会议论文进行编辑整理而形成的重要会议文件。

注：一般按形式分为论文全集和论文摘要集。

3.4.7

墙报  poster

壁报

参会者选取论文中的精华部分，以文字形式或文字结合图表形式打印，并张贴在会议主办单位指定的区域，以供他人阅读和讨论的一种展示形式。

注：其顶部通常有标题、作者介绍和作者单位，内容一般包括导言、材料和方法、结果、结论等四部分。

3.4.8

新闻稿  press release；release

会议主办单位、秘书处或授权机构发放给媒体的用作新闻宣传的信息。

注：通常以传真、现场散发、电子邮件、网站公示等方式发布。

3.4.9

新闻资料包  press kit；media kit

会议主办单位、秘书处或授权的机构发放给媒体记者的包含所有会议信息的文件包。

3.4.10

胸卡  badge

会议期间进入会场区域或社交活动区域的人员佩戴的用于标示人员身份和权利的凭证。

注：通常按贵宾、演讲人、参会代表、媒体、赞助商、工作人员等类别区分。

3.4.11

邀标书  request for proposal(RFP)

主办单位、承办单位或其他授权机构向有意申办会议或为会议提供服务的政府机构、社团、事业单位或企业发出的请求报价和服务方案的标准文本。

3.4.12

投标书  proposal

项目建议书

有意申办会议或为会议提供服务的政府机构、社团、事业单位或企业应会议主办单位、承办单位或其他授权机构的招标邀请，按照招标要求和条件，在规定时间内递交的关于报价和服务方案的标准文本。

3.5  会议活动

3.5.1

注册  registration

按照主办单位发布的统一要求，填写个人的相关信息，经主办单位审核同意而获得参会资格的过程。

3.5.2

早注册  early bird registration；advanced registration

在主办单位规定的某一日期之前进行注册并可享受一定程度注册费优惠的注册方式。

注：早注册通常还会赋予听课席位、用餐席位、免费旅游等优先权。

3.5.3

茶歇  coffee break；tea break

会议期间为参会人员提供咖啡、茶水、点心和水果，以会间休息、交流联谊为目的的活动。

3.5.4

开幕式  opening ceremony；official opening；inaugural ceremony

会议正式开始前举行的仪式。

3.5.5

开幕词  opening speech

重要会议或重大活动开始时，主办单位领导、会议主席、秘书长或会议主办单位邀请的贵宾向全体参会人员发表的讲话。

3.5.6

开幕会议  opening session；opening general session；opening plenary session

开幕式后进行的全体参会代表参加的会议。

3.5.7

闭幕式  closing ceremony

会议结束时举行的仪式。

3.5.8

闭幕词  closing speech

会议结束时，主办单位领导、会议主席、秘书长或会议主办单位邀请的贵宾向全体参会人员所作的具有总结性、评估性和号召性的讲话。

3.5.9

闭幕会议  closing meeting；closing session

在闭幕式开始之前进行的成果总结式会议。

3.5.10

招待酒会  reception

主办单位、承办单位或赞助商为参会人员安排的仅提供酒水、饮料、水果和点心，以增强感情和促进联谊为目的的聚会。

注：招待酒会通常形式简单，不排席次。

3.5.11

欢迎酒会  welcome reception；welcoming reception

主办单位、承办单位或赞助商为欢迎参会人员在正式会议开始前一天或会议第一天安排的酒会。

3.5.12

欢迎晚宴  welcome dinner；welcome banquet

主办单位、承办单位或赞助商为欢迎参会人员而安排的宴会，通常在正式会议的第一天晚上举行。

3.5.13

欢送晚宴  farewell dinner；farewell banquet

会议结束当天或前一天晚上，主办单位、承办单位为欢送及答谢参会人员、合作伙伴而安排的宴会。

3.5.14

主题晚宴  gala dinner；gala evening

围绕某个主题，有文艺表演及特别场地布置，参会者着正装或配合主题着装出席的正式宴会。

3.5.15

主题演讲  keynote speech；keynote address；keynote presentation

主旨演讲

围绕会议的某一主题对全体参会代表阐述其观点的重要演讲。